BI là gì và ứng dụng mang lại của BI là như thế nào?

BI - Business Inteligence vừa là đầu ra cuối cùng, sản phẩm "nhìn thấy" được của các hệ thống ERP, CRM... vừa là đầu vào cho chính các hệ thống đó. BI là gì? Business Inteligence – BI (tạm dịch là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh) là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng (KH), thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự... và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định. Thông thường cấu trúc một bộ giải pháp BI đầy đủ gồm một kho dữ liệu tổng hợp (datawarehouse) và các bộ báo cáo, bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng TC/DN (Key Perfomance Indicators – KPIs), các dự báo và phân tích giả lập (Balance Scorecards, Simulation and Forecasting...). Thông thường, đầu ra trong mỗi hệ thống ERP, CRM, HCM... là các dữ liệu đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều TC/DN, việc khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban. Khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” các dữ liệu này, hoặc do người lãnh đạo không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn. Trên thực tế, BI cần cho mọi TC/DN có nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân tích thông tin. Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động DN chính xác và toàn diện nhất do thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn trong DN. Trong nhiều trường hợp, nếu không sử dụng BI, TC/DN sẽ không có được các kết quả ngay, thậm chí có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc khảo sát, nghiên cứu, tìm tòi mới có được kết quả. Với BI, DN dễ dàng có ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: “KH quan trọng nhất của DN hiện nay là ai?”; “Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính?”... Ứng dụng BI thế nào? Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp ERP, CRM, HCM... Nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình. Ở mức đơn giản, BI, là các yêu cầu đặt ra của nhà lãnh đạo với mỗi hệ thống PM quản lý. Ví dụ, nhiều công ty hiện nay khai thác các báo cáo tài chính hoặc yêu cầu đơn vị triển khai xây dựng thêm phân hệ báo cáo cho hội đồng quản trị song song với hệ thống ERP trong DN. Theo ông Vương Quân Ngọc, chuyên gia tư vấn FPT ERP thì “BI vừa là đầu ra cuối cùng của các hệ thống ERP, CRM... vừa là đầu vào cho chính các hệ thống này. Vì nếu xây dựng DN từ các kết quả đánh giá của BI, tức là từ các chỉ số đánh giá hiệu năng DN thì DN sẽ có thông tin đầu vào phản ánh chính xác kết quả đầu ra đó”. Ông Ngọc cho rằng: “Khi một TC/DN đã ứng dụng ERP thì việc áp dụng BI là phần liên kết rất nên phát triển và tận dụng. Điều đó sẽ giúp TC/DN hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT của mình để thúc đẩy phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh”. Ví dụ như DN trong lĩnh vực viễn thông hoặc ngân hàng sử dụng hệ thống contact center. Bình thường, hệ thống này chỉ kết nối và trả lời tự động yêu cầu của KH. Tuy nhiên, khi được khai thác cùng BI, BI sẽ đưa ra các chỉ số cho biết tỷ lệ KH trung niên, KH trên đại học... sử dụng hệ thống này trong tháng. Đây chính là đầu vào cho hệ contact center , có tác động ngược lại cho contact center, khiến hệ thống này, từ chỗ chỉ là một trung tâm nhận và trả lời các cuộc điện thoại của KH, phát triển thành một trung tâm thông tin đa kênh. Những thông tin này sẽ được hệ BI chia sẻ tới nhiều bộ phận trong DN, giúp DN đảm bảo phương châm kinh doanh “lấy KH làm trọng tâm” của mình. Hiện ở Việt Nam, thị trường cung cấp giải pháp BI còn khá sơ khai nhưng cũng đã quy tụ khá nhiều tên tuổi như: Business Objects, Cognos, Hyperion, SAP, Oracle ... Mỗi giải pháp đều có sự khác nhau về tính năng, khả năng tích hợp, phân tích và xử lý thông tin. Như bất cứ giải pháp/phần mềm nào, BI chỉ là một công cụ, do vậy khi TC/DN lựa chọn và sử dụng, cần cân nhắc tới tính khả dụng và khả năng tích hợp của nó với các hệ thống khác trong DN. Đồng thời luôn đảm bảo trong khi vận hành, thông tin đầu vào cho BI phải luôn là thông tin xác thực. Theo PCWorld

Vì sao doanh nghiệp chúng ta cần triển khai Business Intelligence

Khi được sếp giao cho nhiệm vụ tìm hiểu giải pháp Business Intelligence, để triển khai cho doanh nghiệp của bạn. Khi đó thay vị bạn lao vào chọn lựa các giải pháp lớn (SaS, Cognos, OBIEE...), thì việc đánh giá xem vì sao ta cần triển khai bước đi này là việc thiết yếu.

Với những kinh nghiệm được đúc kết từ vài công ty sắp triển khai hệ thống BI như doanh nghiệp bạn, dưới đây là những lý do tại sao ta cần BI, phù hợp một trong những khó khăn sau, thì đây chính là lúc cần thừa hưởng những thuận lợi từ một giải pháp BI mới.

• Việc lấy dự liệu mà bạn cần quá khó khăn: Dữ liệu bị tràn lan ở các hệ thống khác nhau, ở các bảng số liệu khác nhau hay ở những nơi này nơi khác. Do thông tin, số liệu không được tổ chức, nên việc lấy dự liệu để report rất khó khăn. Đôi khi, việc lấy đúng số liệu cần lấy là không thể 
• Xây dựng report tốt hay không tùy vào technical skill của người tạo report. Ở đây ta đề cập đến khả năng trích xuất dữ liệu thô và chuyển nó thành thông tin biết nói, mách bảo trong việc đưa ra quyết định kinh doanh. Chắc chắn việc thao tác dự liệu thông thường sẽ thường hay trì trệ và rủi ro tăng cao
• Bởi các report được làm bằng cách thông thường, nên thường bị trễ hẹn. Như các báo cáo của tháng 1, mà tận sang giữa tháng 2 mới được hoàn thành xong. Sẽ thể nào khi sản phẩm chiến lược không hiện ra khi bạn cố tìm nó, mà tới vài tuần sau nó mới xuất hiện. Bạn chỉ làm được những báo cáo tháng hoặc quý, chứ không đủ thời gian để làm những báo cáo ngày thậm chí báo cáo tuần 
• Quá nhiều người trong công ty thực hiện việc tổ hợp dữ liệu từ các nguồn dữ liệu để đổ về tính toán trên excel file, lưu trữ nó, và gửi đi bằng email. Việc này quá tốn tài nguyên, và dễ gặp rủi ro. Tốn thời gian trong khi ta dành nó cho việc quản lý, kinh doanh, giảm chi phí và phục vụ khách hàng
• Việc chuyển dữ liệu thô thành những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp, ta cần có một công cụ áp dụng các ràng buộc quy tắc kinh doanh (business rule) và đảm nhận xử lý phức tạp
• Có những dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau như: từ nhiều hệ thống ERP, những hệ thống to nhỏ khác hoặc ở các báo cáo excel file. Do đó, cần một hệ thống hợp nhất các dữ liệu này phục vụ cho việc báo cáo là điều cần thiết. Đó chính là giải pháp BI, luôn được cập nhật và hoàn chỉnh trong các phiên bản mới
• Công việc tạo báo cáo không chỉ được thực hiện bởi các IT expret mà bạn thường nghĩ là DB Administrator, BA (nắm rõ cấu trúc dự liệu, quan hệ bảng) hoặc bằng những công cụ yêu cầu thành thạo kỹ thuật. Điều này nghĩa là, người dùng cuối (business user) không tự thực hiện được bởi họ.
• Cần thỏa mãn nhu cầu tổ chức quản lý các báo cáo theo từng phong cách riêng của các nhà quản lý, để họ có hướng giải pháp và đưa quyết định riêng.
• Hiện trạng đang có hàng trăm các báo cáo các loại, chúng được lưu trữ nhiều nơi, được tạo hoặc quản lý sở hữu bởi nhiều người khác nhau. Trong số đố có những báo cáo chẳng được đụng tới, hoặc chẳng ai quản lý và maintain chúng cả

Cho nên, nếu thỏa mãn 1 trong những điều trên, tức là việc bạn cần triển khai giải pháp BI là một hướng đi đúng đắn.